Comment maîtriser la documentation technique et la circulation des informations ? Le SIP

Les consultants pensent organisation, les informaticiens pensent outils, les commerciaux pensent clients, les développeurs pensent technique, les qualiticiens pensent normes, et les patrons pensent argent. Or ces éléments, et bien d'autres, caractérisent le coeur de l'activité industrielle : le produit. Le Système d'Information Produit doit les prendre tous en compte.

Comment définir le SIP ?

Le SIP n'est pas en simple système informatique de type CIM prétendant faire communiquer tout avec n'importe quoi. C'est un système complet s'appuyant sur une organisation précise dont la ligne directrice est la vie du produit.
Système : du grecque « systhema » : ensemble mais aussi moyen, organisation, méthode.
Information : dérivé du latin « informare », doit être compris dans ses deux sens de mise en forme, organisation et de mise au courant.
Produit : objet conçu et fabriqué ou préparé, généralement pour la vente.

SIP : Ensemble de l'organisation et des renseignements concernant la conception et la fabrication d'objets destinés à être vendus.

Quelles sont les notions principales comprises dans le SIP ?

Le SIP recouvre des concepts assez récents qui restent bien souvent imprécis par suite de confusions entre l'organisation, les normes, les outils de gestion et les outils de réalisation.
Voici quelques notions relevées dans la littérature :

SGDT : Système de Gestion des Données Techniques, articles, nomenclatures, gammes, documents, etc. Cet outil logiciel, initialement compris dans les produits de gestion de production, est devenu un élément fédérateur d'autres outils. Il s'agit de plus en plus de systèmes électroniques cohérents d'information sur les configurations de produits en cours de conception. Le terme SGDT est souvent utilisé à la place de PDM (qui n'a pas d'équivalent en français).

PDM : Product Data Management, désigne la gestion de toutes les données échangées à travers une organisation pour le développement de nouveaux produits ou la réactualisation de produits existants. C'est l'outil de gestion essentiel du SIP Il comprend le SGDT.

Ingénierie simultanée : Ce concept vise à réduire le temps total de conception et de fabrication d'un produit en exécutant des tâches en parallèle. Cela nécessite une restructuration de l'organisation et de la gestion de projets et l'utilisation d'un outil informatique adapté. C'est généralement l'élément directeur principal de l'organisation mise en place dans le SIP.

Time to market : La réduction du temps d'introduction d'un produit sur le marché est la principale justification économique d'un SIP

Workflow : Ce terme désigne la gestion des processus et des informations. C'est un élément important de l'organisation mise en place par le SIP. Il nécessite un outil informatique de type PDM.

Cycle de vie : le cycle de vie du produit doit être défini avec précision, y compris les phases de modifications, en fonction des spécificités du produit et de l'entreprise. Il conditionne toute l'organisation du SIP et pas seulement le workflow.

Gestion par projet : Cette organisation en équipes de projets multidisciplinaires permet l'ingénierie simultanée et est donc généralement une composante du SIP.

Gestion de projet : C'est une technique et un outil fortement liés au workflow. C'est donc une composante du SIP qui doit, si possible, être traité par le PDM.

Normes & qualité : Les diverses normes, en particulier celles de sécurité, de qualité (ISO 9000) et d'environnement, sont des éléments structurant du SIP. Ce sont aussi des éléments de complications du travail et il est généralement impossible de respecter toutes les procédures de qualité s'il n'existe pas un SIP minimum. L'augmentation de la qualité, sans surcoût, est un justificatif important du SIP

Outil de réalisation : Ce sont les outils et techniques à base d'applications informatiques qui sont utilisées aux diverses phases de la vie du produit : CAO, GPAO, Gestion des achats, Gestion de la qualité, Gestion de la maintenance, PAO technique, etc.. Ces outils contribuent au SIP. Ils permettent souvent de traiter les fonctions du SIP (en particulier les produits de PAO technique et de GPAO). Mais une telle utilisation n'est pas souhaitable car elle ne permet pas une approche globale et introduit généralement des contraintes mal adaptées à la vie des produits et nuisible aux évolutions.

Quelles sont les principaux intérêts d'un SIP ?

Le principal intérêt pour les entreprises évoluant dans un environnement fortement concurrentiel est la réduction du « time to market ». Cela peut conditionner la survie d'une entreprise et cela se traduit toujours par un gain important.
Le défi est de mettre le produit plus rapidement sur le marché, tout en fiabilisant le contrôle des données et en les répartissant automatiquement entre les personnes qui en ont besoin au moment souhaitable et sous la forme qui convient. Chacun se recentre sur son véritable métier au lieu de se disperser sur des travaux sans valeur ajoutée. Les talents et la compétence des personnes sont valorisés.
L'organisation à mettre en place pour réussir l'ingénierie concourante dans le cadre d'un SIP favorise le renforcement du travail en équipes au détriment de la multiplicité des niveaux hiérarchiques. L'intérêt du travail est amélioré par l'augmentation des pouvoirs de l'individu.
Les études, qui échappent souvent à tout contrôle, peuvent être suivies par les responsables. Il en résulte une meilleure cohérence des développements avec une réduction des reprises et une amélioration de la qualité.
Les révisions ou évolutions des produits se font sans risque de perte ou de régression grâce à une meilleure gestion des versions et à une réelle traçabilité.
Le suivi cohérent du cycle de développement du produit et le meilleur respect des normes permet de faire progresser la qualité selon les standards internes et internationaux.

En résumé, les avantages sont financiers (time to market, contrôle du développement et des modifications, qualité), mais aussi humains.

Le SIP présente-t-il des difficultés ?

Il s'agit toujours d'un projet d'entreprise qui doit être conduit en mesurant les avantages mais aussi les risques.
Le principal écueil est de croire qu'un simple outil informatique, même perfectionné, suffit à créer un SIP. Mais que va gérer cet outil, s'il n'y a pas eu au préalable une réflexion approfondie sur l'organisation prenant en compte la réalité du produit, de l'entreprise et de ses clients ?
L'autre écueil est d'être trop pressé. Si l'étude initiale, telle que la propose Activ'Système, doit être conduite rapidement, la réalisation doit se faire par étapes. Cette mise en oeuvre peut durer jusqu'à quatre ans. Elle doit tenir compte des facteurs économiques, techniques et humains.

Par où faut-il commencer ?

Évidemment il faut commencer par définir la vie du produit et l'organisation souhaitable qui en résulte. Par contre, la réalisation peut être abordée de deux façons selon les besoins de l'entreprise:
La première est la réalisation de la base de données techniques restreintes aux articles et aux nomenclatures.
La seconde est la gestion de la documentation en incluant un outil de PAO technique. Cette deuxième approche a notre préférence lorsque la gestion des données techniques est déjà réalisée, même de façon imparfaite, par un produit de GPAO
Il faut toujours tenir compte de l'existant et définir un ordre de mise en place qui minimise les risques de perturbations ou d'interruption de fonctionnement. Il est impossible de tout bouleverser brutalement sans reprise des données existantes ni formations du personnel.

L'informatique est donc secondaire ?

Certainement pas ! Les progrès de la technique, au niveau du matériel comme du logiciel, permettent d'utiliser de merveilleux systèmes. Ce ne sont que des outils qui permettent de faire fonctionner l'organisation, mais il faut les choisir avec soin.
Il faut évidemment que le produit PDM remplisse les fonctionnalités définies dans l'organisation.
Les techniques de réseau, clients-serveur, bases de données relationnelles sont sous-jacentes. Les produits de PDM doivent les utiliser au mieux.
Aujourd'hui, compte tenu de la relative nouveauté les PDM, il existe un nombre restreint de produits de très bonne qualité fonctionnant sur les systèmes modernes. Ils peuvent éventuellement être complétés par d'autres outils, fonctionnant dans le même environnement, pour la PAO technique ou la GPAO.

Faut-il faire appel à un conseil extérieur ?

Le recours à un consultant extérieur se justifie par la nécessité de bénéficier d'un regard extérieur sur l'entreprise, ses modes de fonctionnement, ses strates de décision, ses procédés de conception, de fabrication et de ventes des produits, son mode de gestion, son environnement humain.

Le consultant Activ'Système apporte aussi son expertise technique et ce qu'il a vu ailleurs.
Il n'apporte pas de solution toute faite issue de recettes préétablies et n'est pas un vendeur privilégiant son produit.
Pour l'organisation, le consultant Activ'Système préfère l'approche sur mesure, la créativité, la dimension humaine et s'engage sur les solutions opérationnelles.
Pour le choix d'une solution technique, le consultant Activ'Système pèse les avantages sans omettre d'évoquer les limitations. Activ'Système a récemment conduit une mission de ce type dans le Centre International de compétence de vidéocommunication d'un grand groupe d'électronique grand public. Ce centre conçoit et fabrique des produits pour la télévision. Les enjeux de cette démarche ont été déterminants pour la réduction du « Time to Market ».